KRITERIA SEKRETARIS

Secara professional, ada sejumlah syarat seorang sekretaris yang baik. 1. Personality. Di antaranya sabar, tekun, disiplin, tidak cepat menyerah, berpenampilan baik, jujur, loyal, pandai berbicara, sopan dan bisa menjaga image perusahannya. 2. General Knowledge. Memiliki kemampuan memadai terhadap segala sesuatu perubahan dan perkembangan yang terjadi, terutama yang berkaitan dengan aktivitas organisasi. 3. Special knowledge. Memiliki pengetahuan yang berkaitan khusus dengan posisinya sebagai seorang sekretaris. 4. Skill and technic, di antaranya meliputi kemampuan mengetik, koresponednsi, stenografi (sekarang bukan syarat mutlak) dan kearsipan. 5. Practice, kemampuan melaksanakan tugas seharu-hari seperti menerima telepon, menerima tamu, menyiapkan rapat, membuat agenda pimpinan dll/ Sebagai pembantu pimpinan, seorang sekretaris harus memiliki syarat-syarat tertentu agar seorang sekretaris dapat melaksanakan perkerjaan sebaik-baiknya. Adapun syarat-syarat yang harus dimiliki untuk menjadi sekretaris adalah: 1. Syarat Kepribadian Tidak banyak orang mempunyai bakat untuk menjadi sekretaris yang baik, namun demikian bakat saja tidak cukup bilamana kita tidak tahu kepribadian yang bagaimana harus kita punyai untuk menjadi seorang sekretaris yang baik itu. Adapun kepribadian yang dikehendaki itu adalah sebagai berikut: a. Harus bersikap mawas diri b. Bersikap ramah c. Sabar d. Simpatik e. Penampilan diri yang baik f. Pandai bergaul g. Dapat dipercaya serta memegang teguh rahasia h. Dapat bijaksana terhadap orang lain i. Memiliki ingatan yang baik j. Mempunyai perhatian atas pekerjaannya, dan lain-lain 2. Syarat pengetahuan Syarat pengetahuan ini dibedakan menjadi 2 (dua) yaitu: a. Syarat pengetahuan umum Seorang sekretaris harus memiliki pengetahuan kemasyarakatan dan kebudayaan yang dapat mengangkat nama dari perusahaan. Misalnya: 1. Menguasai dan memahami Bahasa Indonesia dengan baik dan benar serta menguasai beberapa bahasa asing secara lisan maupun tertulis, serta memiliki pengetahuan ekstra. 2. Pengetahuan tentang misi, fungsi, tugas-tugas, serta struktur organisasi, serta susunan personil. 3. Pengetahuan tentang korespondensi dan tata kearsipan. b. Syarat pengetahuan khusus Pengetahuan khusus ini, maksudnya adalah sekretaris mengetahui atau mengerti hal-hal mengenai dimana sekretaris itu bekerja. Apabila sekretaris itu bekerja pada perusahaan yang bergerak pada bidang usaha perkapalan, maka ia harus mampu menguasai ilmu perkapalan, begitu pula bila perusahaan itu bidang usahanya penyewaan apartemen, maka sekretaris itu harus menguasai ilmu keapartemenan, dan sebagainya. 3. Syarat keahlian Setiap sekretaris diharuskan memiliki keterampilan untuk menunjang pekerjaannya, keterampilan itu meliputi: a. Mampu menyusun laporan b. Mampu berkorespondensi c. Mampu menggunakan Bahasa Indonesia dan Bahasa Asing lainnya d. Teknik tata penyimpanan arsip e. Teknik berkomunikasi dengan telepon f. Menulis cepat dengan steno g. Teknik mengetik surat 4. Syarat praktik Sebelum seorang diangkat sebagai sekretaris, orang tersebut harus cukup mempunyai pengalaman dalam berbagai pekerjaan tata usaha kantor, maka dengan demikian orang itu harus mencoba menangani pekerjaan yang tanggung jawabnya belum begitu luas, misalnya: sebagai resepsionis, operator, korespondensi dan lain-lain. (Waworuntu, 1995: 59-61) Pekerjaan Sekretaris Adapun pengelompokan pekerjaan sekretaris meliputi: 1. Pekerjaan keterampilan a. Menerima dikte dengan stenografi atau merekam dengan tape recorder b. Mengetik komputer dan mesin ketik manual atau elektrik c. Mengerjakan pembukuan ringan d. Menyimpan arsip-arsip untuk pimpinan e. Membuat surat f. Menerima tamu g. Mengatur perjalanan, hotel, tiket pesawat, dan sebagainya 2. Pekerjaan keahlian Adapun pengelompokan pekerjaan sekretaris yaitu: a. Melaksanakan keputusan kebijaksanaan dalam memberikan tugas-tugas kepada pegawai-pegawai bawahannya b. Sebagai penerjemah pimpinannya c. Mengikuti jalannya seminar-seminar yang dilakukan oleh perusahaan yang ada kepentingannya dengan jalannya organisasi d. Mengolah data untuk penyusunan laporan e. Mengatur rapat dan menulis notulen rapat